Proposta comercial para projetos de obra

Seja para participar de uma concorrência ou para a preparação da execução de obras o contratante sempre vai exigir e precisar de uma proposta técnica para o projeto de obra.

Esse tipo de documentação é o suporte que o cliente vai ter para analisar os procedimentos e as informações sobre as prestadoras de serviço e, com base na planilha orçamentária e nas próprias expectativas, aceitar aquela que melhor atenda às suas necessidades.

Mesmo sendo conhecida como uma documentação complexa, a proposta técnica/comercial tem como objetivo detalhar ao cliente como se daria a prestação do serviço de construção do empreendimento em questão. Portanto, deve ser clara, consistente e ao mesmo tempo técnica e inteligente.

Componentes gerais da proposta

A proposta comercial de um projeto técnico em engenharia deve ser sintetizada em um documento conhecido como TAP (Termo de Abertura do Projeto. Esse é o documento que autorizará formalmente o início do projeto e contém todas as informações relevantes ao seu planejamento e à sua execução, como objetivos, escopo do produto ou serviço, cronograma, premissas, restrições e orçamentos.

O objetivo do projeto deve apresentar, de forma sucinta, qual o escopo do produto ou serviço e a entrega final, enquanto as premissas, que muitas vezes são esquecidas ou ignoradas do texto da proposta, explicitam algumas questões que podem ser consideradas óbvias para ambas as partes, como entregas de materiais estipuladas conforme prazo de entrega presente no pedido de compra.

No TAP estão, também, contidos os nomes das partes interessadas no projeto, bem como suas responsabilidades, tanto da empresa que prestará o serviço como do cliente, e até mesmo terceiros, como responsáveis pela aprovação do projeto na prefeitura.

Documentos complementares da proposta

É interessante elaborar também a Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Esse documento define, subdivide e estratifica as entregas dos trabalhos em partes menores, que são mais fáceis de serem visualizados e gerenciados. A EAP é um ótimo instrumento para alinhar o entendimento do projeto e integrar as partes interessadas.

Outro documento importante a ser destacado é o Formulário de Solicitação de Mudança, muito utilizado quando se pretende realizar alguma modificação na proposta original do projeto. Mudanças são sempre inevitáveis, seja na fase de aprovação — para adequação às necessidades e expectativas do cliente — ou na de execução — para combater possíveis contratempos.

Uma boa gestão de projetos assegura que essas modificações sejam reconhecidas, documentadas e tratadas adequadamente. É importante que você sempre reavalie o impacto de tais mudanças nos custos e prazos.

Escopo do produto

É imprescindível que o escopo do produto ou serviço a ser entregue seja extensivamente descrito e detalhado. Uma descrição adequada garante a compreensão do cliente e permite que as demais áreas da própria empresa se informem para guiar corretamente o planejamento, desenvolvimento e entrega dos produtos descritos. 

Em projetos de engenharia, deve-se ter atenção redobrada, também, para a infraestrutura necessária para a execução, como os serviços extras a serem contratados (por exemplo, a alimentação dos funcionários em um canteiro de obras), medidas de segurança e serviços de manutenção gerais. Não se esqueça de descrever esses itens também no orçamento.

Tão importante quanto descrever o produto a ser entregue é descrever os itens fora do escopo do projeto. A proposta deve ser sempre transparente e evitar ambiguidades, portanto é crucial identificar pontos que podem gerar dúvida. Um bom exemplo seria explicitar que a entrega se limita apenas a determinado produto, não incluindo sua manutenção futura.

Tempo e custos

Na proposta deve estar claro tanto a data de início quanto a de entrega do projeto. A primeira dependerá da estruturação da empresa e do tempo necessário até que ela esteja apta a dar início ao projeto. É interessante também apresentar o cronograma de execução durante a proposta, mostrando quando determinadas atividades serão realizadas.

Os custos totais do projeto também devem ser apresentados e explicados ao cliente, e é uma boa ideia ter consigo um orçamento mais detalhado, para o caso de ser solicitado, mesmo este sendo um documento de referência para a própria empresa. É imprescindível que o orçamento do projeto seja elaborado de forma que o preço apresentado seja competitivo e que não surjam gastos adicionais não previstos durante a execução.

É importante, também, deixar clara a validade da proposta. Caso ela seja aprovada muito tempo depois de formulada, é necessário recalcular os custos do projeto e elaborar nova proposta.

Relacionamento com o cliente

Além das questões técnicas da proposta, não deve ser deixado de lado o relacionamento com o cliente durante a apresentação. Deve-se procurar sempre atender às expectativas dele e, ao mesmo tempo, estar atento se estas são factíveis para a empresa ou não.

Ao elaborar uma proposta concisa e detalhada, o cliente será mais bem informado e a empresa mostrará confiança e entendimento do seu projeto. É importante destacar os pontos fortes da empresa e do projeto.

Por fim, vale lembrar que o processo de produção de propostas de projetos de engenharia deve ser um constante aprendizado para você, podendo até realizar uma avaliação pessoal para a empresa após cada elaboração, de forma a manter seus pontos positivos e aprimorar os que deixam a desejar para as próximas propostas.

Fonte: IBEC-Instituto Brasileiro de Engenharia de Custos e CLG e Engenharia